Fluxos hospitalares e os desafios da gestão
A eficiência dos fluxos hospitalares garante a segurança do paciente e a sustentabilidade operacional dos serviços de saúde. Estrutura física, equipes profissionais e processos são organizados para acondicionar todos os fluxos hospitalares de pessoas, equipamentos, materiais e medicamentos a serviço do paciente. Os fluxos hospitalares são temas recorrentes de projetos de inúmeras instituições de todo o mundo. No Brasil, o PROADI-SUS no triênio 2018-2020 já desenvolveu 155 projetos de impacto nacional por meio de parceria com cinco grandes hospitais brasileiros. Fluxos de serviços de emergência, procedimentos cirúrgicos, assistência farmacêutica, prevenção e tratamento ao câncer são alguns destes projetos. Este tema também é discutido regularmente por instituições internacionais, como o IHI (Institute Healthcare Improvement) no white paper Achieving Hospital-wide Patient Flow. E também pela AHRQ (Agency for Healthcare Research and Quality) e NHS (National Health Service). A melhoria contínua sobre os fluxos hospitalares é uma estratégia consolidada para garantir o acesso, segurança do paciente e a redução de custos. Entretanto, mesmo diante de tantos esforços entre instituições públicas e privadas, nacionais e internacionais, condições de contrafluxo impactam negativamente os resultados. Condições de ineficiência estão espalhadas pelo hospital e são dores comuns de todos os gestores dos serviços de saúde. Destacamos algumas destas situações: As implicações destes problemas acometem diretamente a experiência e segurança do paciente. Recente estudo do ano de 2020¹ avaliou 351.416 internações em 182 hospitais brasileiros. Na primeira passagem hospitalar a permanência de até 4 dias foi 80% dos pacientes com taxa de mortalidade de 2,2%. Entretanto, os pacientes com readmissão hospitalar até 30 dias a permanência hospitalar em até 4 dias caiu para 45,8% e a mortalidade subiu para 9%. Outras implicações recorrentes relacionadas a falhas nos fluxos hospitalares são aumento do tempo de permanência, falhas no agendamento cirúrgico e represamento de altas. Todas estas condições impactam diretamente nos custos hospitalares e em perdas de receita. As soluções necessárias para o gerenciamento efetivo dos fluxos hospitalares passam por modelo de gestão consolidado e tecnologias que deem suporte compatível aos desafios. Monitoramento de indicadores de processos e resultados são regularmente acompanhados e analisados. Mas simplesmente analisar os números a partir dos limites de tolerância, histórico de resultados e benchmark são suficientes? O que você acha? Taxa de ocupação de 82%, giro de leito de 1,2 com média de permanência de 4,3 dias. Estes dados são suficientes para a tomada de decisão? Acredito que alguns insights já são possíveis, mas olhar a jornada do paciente a partir de diversas perspectivas é algo muito mais esclarecedor. Compreender o detalhe do perfil epidemiológico, serviços consumidos por linhas de cuidados e tempos de atendimento gera uma nova definição sobre modelo de gestão eficiente. A tecnologia de mineração de processos utiliza os eventos registrados e disponíveis no prontuário eletrônico do paciente para a construção destas análises. Orientado para a descoberta, análise e monitoramento, a mineração de processos permite à análise de grande volume de atendimentos e de forma totalmente remota. Observando os princípios do cuidado centrado na pessoa, a tecnologia de IA e process mining aplicada em centros de saúde permite também um olhar individual tanto para as necessidades dos pacientes quanto dos diferentes gestores.
Ciclo DMAIC: O que é e como otimizar com Process Mining?
Projetos de melhoria de processos, Lean Six Sigma, Lean Healthcare podem ter seu ciclo reduzido com o uso de Process Mining uma vez que a UpFlux Process Mining ajuda todas as etapas do DMAIC. Esta combinação de Process Mining e DMAIC gera um grande diferencial aos projetos de melhoria de processos, não apenas executando o projeto na metade do tempo (ciclo de uma média 9-12 semanas para 4-6 semanas), mas principalmente antecipando os ganhos trazidos pelas melhorias. Vamos explorar as etapas do método DMAIC abordando os principais valores gerados com esta combinação começando pela primeira fase – Definir. 1. Etapa de DEFINIÇÃO no método DMAIC Dentro desta fase é fundamental definir e contextualizar o problema permitindo ter clareza suficiente para poder identificar a causa raiz dos problemas. Com base em um bom entendimento comum do problema, declara-se o objetivo, escopo, prazos e equipe. Elaboramos uma versão inicial do mapa de raciocínio, plano e escopo projeto, por vezes formalizado em um “Project Charter”. Process mining traz o diferencial inicial da transparência e agilidade no reconhecimento para o entendimento do processo ou linha de cuidado. A descoberta automática e geração de um modelo de processo gera valor com a facilidade de entendimento por meio de uma fotografia que demonstra a situação atual. Em um projeto geralmente são necessários entre 2-5 dias de trabalho de uma equipe (patrocinadores e envolvidos) para mapear o processo e tentar identificar alguns desperdícios. A compreensão e fidelidade da situação do processo atual é algo fundamental e os algoritmos que geram o modelo de processos fazem toda a diferença. Sem a compreensão do que está acontecendo não é possível dar um segundo passo no projeto. A UpFlux Process Mining também auxilia para gerar visões do processo por grupo de clientes, departamentos, equipes, turnos gerando novas fotografias do modelo de processo e identificando os desperdícios dentro de cada contexto explorado. Isto simplifica a identificação de variabilidades que geram desvios indesejáveis e perdas de desempenho. Quanto mais soubermos sobre o processo, maior a nossa habilidade para trazer impactos positivos com a melhoria. A UpFlux Process Mining fornece informações prontas baseadas em dados e fatos sobre os processos. Estes dados já estão prontamente disponíveis nos atuais sistemas de informação das organizações, basta conectar e conhecer o seu real modelo de processo O modelo real muitas vezes difere dos modelos idealizados que ficam muitas vezes arquivados para atender acreditações (ISO), junto a uma pilha de papéis velhos, protocolos, entre outros. Por isso, tenha cuidado ao partir dos modelos idealizados, pois. muitas vezes. eles não refletem a realidade da organização. Quanto a identificar os problemas de desempenho, nada como trazer ferramentas do dia a dia. Atualmente com o uso dos GPS modernos (Waze, Google Maps), nós estamos habituados a ver congestionamento e seguir recomendações da melhor rotas. Com Process Mining, você pode ter o mesmo para os seus processos e linhas de cuidado. A identificação dos problemas se torna muito simples destacando em vermelho, conforme o objetivo desejado, seja relacionado ao tempo de duração (espera, execução, atrasos, experiência do paciente, limites e segurança) retrabalhos, custo total por ciclo (case). Process Mining traz de forma instantânea onde estão os gargalos e os loops nos processos. Logo, fica claro como esta combinação ajuda a encontrar mais rapidamente os fatos para definição do seu projeto, mapear o processo, e identificar problemas e desperdícios. Além disso, a simplicidade de uso a ferramenta fomenta a participação ativa da equipe responsável pelo processo, para realmente atingir o objetivo e até mesmo obter retornos financeiros. A transparência e clareza da ferramenta é um exame completo, como um raio-X que esclarece o diagnóstico, mapeando a rota e desempenho de cada participante do processo. Esta capacidade também reduz a tendência de deixar a poeira (certos problemas conhecidos) debaixo do tapete. 2. Etapa de MEDIR no método DMAIC Dando continuidade sobre a combinação de DMAIC e process mining, agora vamos falar sobre a etapa MEDIR. Essa etapa é de extrema importância para o método DMAIC, pois são detalhados os indicadores de desempenho do processo dentro de um histórico representativo de dados. O indicador define a saída do processo, chamado de Y, identificado na etapa anterior. Esta etapa do método o indicador é expresso de forma detalhada como é gerado por uma função sobre as entradas e parâmetros do processo (x1, x2, x3). Logo esta equação representa uma função que dependendo das entradas que irão gerar uma saída do processo Y=f(x). A medição é utilizada para verificar onde ocorrem os pontos de violações aos a desempenho do processo que é esperado pelo cliente. Outro ponto importante é definir as variáveis de entrada mais relevantes para o processo que permitam mensurar a saída com confiança. Para assim estabelecer uma baseline do desempenho do processo que será aferido em cada ciclo de melhoria para identificar os ganhos. Explorar os casos e identificar outliers é muito simples com o uso de gráficos. Os recursos de análise por caso, variantes, atividades podem ser utilizados para explorar a distribuição das métricas de saída do processo. Process mining ajuda com diversos tipos de funções como mediana, média, total sobre diversas perspectivas (Y), como: frequência, duração, espera, quantidades, custo e muito mais. Também simplifica a etapa de avaliar outliers e descartar dados fora do comportamento normal. Process mining também simplifica identificar os diferentes padrões de jornadas ou rotas (variantes do processo). Visto que existem muitas atividades opcionais que impactam diretamente nos indicadores de saída do processo. Cada variante é como um conjunto controlado de atividades (variáveis) ativadas de forma diferente e com resultados distintos. Com o uso da UpFlux Process Mining, a “Etapa de medição” não será mais uma tarefa complicada partindo do zero, mas torna-se uma pesquisa e exploração eficiente nas informações prontamente disponíveis. 3. Etapa de ANÁLISE no método DMAIC Na fase de análise do método DMAIC são identificados, validados e selecionadas a causa raiz do problema para que possamos eliminá-lo. Uma série de possíveis causas de problemas (também chamadas de entradas do processo, ou “X”) são identificadas por