O que é Gestão de Processos e como aprimorar com Inteligência Artificial

Gestão de processos é a disciplina de identificar, desenhar, executar, medir e melhorar os processos de uma empresa para que o trabalho entregue o resultado esperado com menos desperdício. Na prática, ela responde a três perguntas: como o trabalho é feito hoje, como deveria ser feito e o que mudar primeiro. Este artigo explica o conceito, os benefícios, o passo a passo, as metodologias e o que muda com IA.

A gestão de processos existe para conduzir uma estrutura organizada baseada nas melhores práticas para as instituições. Para isso, todos os fluxos existentes em uma empresa são testados e aperfeiçoados constantemente para que sejam alcançados os objetivos traçados estrategicamente.

A experiência também conta nesse cenário. Mas apenas ela não é o suficiente para implementar uma gestão de processos eficiente em uma instituição. São os dados que fazem toda a diferença! Para usufruir de todo o seu potencial, as empresas estão evoluindo a gestão de processos com Inteligência Artificial (IA).

A seguir, vamos entender o que é gestão de processos, seus cinco benefícios, algumas metodologias e quais as diferenças encontradas ao utilizar a IA.

O que é gestão de processos?

A gestão de processos é uma abordagem organizacional que visa otimizar a eficiência e eficácia dos processos dentro de uma empresa. Para isso, preconiza a identificação, modelagem, execução, monitoramento e otimização dos processos de negócios com o objetivo de atingir metas e objetivos específicos. Simplificando, a gestão de processos é realizada para garantir que os processos de uma organização funcionem de forma mais eficiente e alinhada aos objetivos do negócio.

Qual a importância da gestão de processos?

A gestão de processos faz com que os fluxos de uma organização se mantenham em conformidade com suas diretrizes operacionais e estratégicas. Isso faz com que o funcionário tenha um padrão a ser seguido, reduzindo a confusão e a falta de direcionamento. Também gera mais segurança à empresa, já que o colaborador não fará ações a seu modo, abrindo mão do padrão que guia a organização.

Ou seja, na prática, ajuda na otimização dos processos organizacionais. Para isso, podem ser utilizados softwares que geram uma visão de ponta a ponta dos processos na empresa, seja em setores em que a atuação é mais estratégica ou onde há um trabalho mais operacional.

Os 5 benefícios de controlar os processos organizacionais

São muitos benefícios para as organizações. Ao permitir que os fluxos que geram valor para o negócio sejam otimizados, a gestão de processos melhora a atividade dos colaboradores e impacta positivamente na gestão da empresa como um todo. São cinco os principais benefícios: transparência e segurança nos processos, objetividade em resultados, automação de processos, maior produtividade e redução de custos.

1. Transparência e segurança nos processos

A gestão de processos garante aos líderes e gestores um compartilhamento claro e eficiente de informações com seus colaboradores. Isso gera mais transparência e confiança do time com a metodologia implementada pela instituição.

Dessa forma, o colaborador entende suas atividades de forma objetiva e sabe seus propósitos com cada ação. Assim, com os fluxos alinhados, o colaborador sabe exatamente os próximos passos do seu trabalho, aumentando a segurança no desempenho das suas funções.

2. Objetividade em resultados

Com a estruturação dos processos organizacionais de forma clara, é possível alcançar resultados com objetividade. A partir de uma análise profunda dos indicadores, a tomada de decisão por parte do time de gestão se simplifica.

A equipe mensura e entende os pontos positivos e negativos, melhorando cada etapa até alcançar o resultado final com mais eficiência.

3. Automação de processos

O entendimento dos fluxos de uma instituição permite, inclusive, entender quais deles podem ser feitos manualmente e quais precisam ser automatizados. Com os objetivos traçados, é possível concentrar esforços em atividades relevantes e estratégicas.

Também permite que ferramentas e plataformas realizem trabalhos repetitivos, que não necessitam constantemente da intervenção ou inteligência humana.

4. Maior produtividade e redução de custos

Com ações mais claras para todo o time, a produtividade tende a aumentar. Um time que consegue visualizar seus processos, ganhos, perdas e objetivos, tende a se motivar mais e criar soluções para derrubar barreiras que impedem sua produtividade.

Ao eliminar objeções e consequentemente reduzir as etapas de execução, a empresa ganha também na redução de custos operacionais e aumenta consideravelmente sua produtividade.

5. Satisfação do cliente e qualidade

Processos mais enxutos resultam em entregas organizadas e resultados mais positivos. Isso impacta, diretamente, no relacionamento e na satisfação do cliente com a empresa, melhorando ganhos financeiros e refletindo em outros setores dentro da organização.

Leia também:

• Como potencializar a análise de Processos com Inteligência Artificial?
• O que é Mapeamento de Processos e como potencializar com IA

Passo a passo para aplicar a gestão de processos

Das pequenas às grandes empresas, a gestão de processos precisa, antes de tudo, se tornar um mindset dentro das organizações. Exige disciplina e o entendimento de que o trabalho possui uma sequência ideal que precisa ser seguida para que o desempenho do time seja o melhor possível.

Para alcançar esta compreensão, é necessário realizar um planejamento das ações, estabelecer regras, descobrir quais são os processos existentes, implementar a gestão dos processos, fazer uma análise de resultados e realizar melhoria contínua.

1. Faça o planejamento das ações Identifique quais ações precisam ser colocadas em prática e entenda como a organização lida com as etapas já existentes.
2. Estabeleça regras Delimite diretrizes que devem ser seguidas para que o trabalho ocorra da melhor forma possível. Essas regras vão garantir que seu processo seja cumprido.
3. Descubra os processos Utilize ferramentas para ajudar sua gestão a entender, mapear e descobrir o real comportamento dos fluxos de processos. Veja como funciona a descoberta de processos.
4. Coloque em prática Implemente seu plano e transforme os processos em ações concretas que serão realizadas no dia a dia da instituição.
5. Analise os resultados Realize uma análise profunda dos resultados obtidos com a implementação de um sistema de gestão. Entenda onde estão as inconformidades ou possíveis erros e desvios às regras necessárias para manter a eficiência nos processos.
6. Melhoria contínua Utilize os insights obtidos através das ferramentas de análise para guiarem sua estratégia. As ações precisam ser otimizadas e constantemente revisitadas para garantir uma melhoria operacional.

Por onde começar: o retrato do trabalho real

O passo a passo acima tem um ponto frágil: o terceiro. Planejar, criar regra e medir resultado dependem de saber como o trabalho acontece hoje. E a maioria das empresas começa a gestão de processos por um retrato que não confere com a realidade: o fluxograma desenhado em uma sala, por quem gerencia a área, descrevendo o processo como ele deveria ser.

O retrato do trabalho real é outra coisa. É a lista do que cada pessoa faz, com que frequência, quanto tempo leva, em qual sistema e onde trava. É dele que saem as prioridades. Sem esse retrato, a gestão de processos vira gestão de documentos: o manual fica atualizado e a operação segue igual.

Há três fontes para montar esse retrato, e cada uma enxerga uma parte:

Fonte	O que mostra	O que não mostra
Dados dos sistemas (Process Mining)	Sequência real, tempos e desvios do que foi registrado	O trabalho feito em planilha, e-mail e mensagem
Workshop com gestores e pessoas-chave	A visão de quem desenhou e coordena o processo	A exceção do dia a dia e o tempo gasto em cada tarefa
Relato de todas as pessoas que executam	Tarefa, frequência, duração, sistema e onde trava	O que ninguém percebe que faz; vale cruzar com o dado

A terceira fonte sempre foi a mais cara, porque entrevistar todo mundo não cabe na agenda de um consultor. Por isso o diagnóstico tradicional ouve de 8 a 12 pessoas em cerca de seis semanas. Isso mudou com o censo de processos por agente de IA: um agente entrevista 100% das pessoas do escopo, por link, sem agendar, e consolida os relatos em horas por ano por atividade. É o que faz o Nous Scan, da UpFlux, em cerca de duas semanas para até três áreas, sem integração com sistemas. A liderança vê só o consolidado, nunca a entrevista individual. Saiba mais em mapeamento de processos com IA.

Seja qual for a fonte, comece pequeno: uma área, uma dor conhecida, um número de partida em horas por ano. O guia de mapeamento de processos detalha o método, e o de mapeamento de atividades mostra como transformar a lista de tarefas em prioridade.

Conheça 3 metodologias para gestão de processos nas organizações

Existem variadas metodologias que se propõem a realizar um gerenciamento da rotina empresarial com o objetivo de melhorar a produtividade do trabalho e equipes. Algumas das metodologias mais notáveis para a gestão de processos são: Six Sigma, Business Process Management (BPM) e Lean Manufacturing.

1. Six Sigma

“Six Sigma é uma metodologia de gestão focada na otimização de processos empresariais, visando a minimização de erros através de análises baseadas em dados, com o objetivo de alcançar a excelência operacional.“

Leia mais sobre Six Sigma

2. BPM

“O BPM é mais do que apenas um conjunto de ferramentas ou um software; é uma filosofia de gestão. Ele envolve a identificação, modelagem, análise, melhoria e monitoramento contínuo dos processos de negócio. O objetivo é alinhar esses processos com a estratégia geral da organização, garantindo que os recursos sejam utilizados da forma mais eficiente possível.“

Leia mais sobre BPM

3. Lean Manufacturing

“A ideia central do Lean Manufacturing é identificar e eliminar “desperdícios”, que são definidos como qualquer recurso consumido que não cria valor para o cliente. Esses desperdícios podem incluir tempo, material, energia e outros recursos que não contribuem diretamente para o valor do produto.“

Leia mais sobre Lean Manufacturing

A perspectiva do Lean Manufacturing quanto à eliminação de desperdícios tem provado seus ganhos para empresas que são referências em seus mercados, como Toyota, Nike, Intel e Ford. Partindo do princípio de produzir mais com menos, o Lean contribui para a redução de custos e o aumento da produtividade, de forma a potencializar a liderança competitiva das empresas.

Para potencializar essa eliminação de desperdícios proposta pelo Lean, inovações com a Inteligência Artificial (IA) tem sido utilizadas. Elas fazem parte da transformação digital que tem aumentado a inteligência de decisão e proporcionado uma eficaz melhoria contínua na gestão de processos.

Mas quais os ganhos reais dessas inovações?

Gestão de Processos tradicional x Gestão de Processos com IA

A seguir, entenda as principais diferenças da gestão de processos que é realizada sem e com a IA.

Gestão de Processos tradicional

Em uma Gestão de Processos tradicional, são identificados os processos necessários a uma cadeia produtiva e como eles precisam acontecer. Com base nas descobertas e análise de performance dos principais indicadores para os negócios, são identificadas as oportunidades de melhorias para os processos.

A principal vantagem é a promoção da cultura de melhoria contínua. No entanto, realizar uma Gestão de Processos de forma tradicional não foca nos problemas dos processos. Ou seja, acaba não priorizando a eliminação dos desperdícios, princípio do Lean.

Gestão de Processos com IA

A Gestão de Processos com Inteligência Artificial parte da análise de dados extraídos de forma automática dos sistemas de informação onde ficam registradas as atividades que compõem as etapas dos processos. Com uma forma visual de análise, essa gestão consegue identificar de forma instantânea os problemas que estão causando ineficiências produtivas. A atuação é feita na causa raiz visando o aumento de eficiência dos processos.

A principal vantagem da Gestão de Processos com IA é a confiabilidade das análises, que aumenta de forma assertiva a inteligência de decisão. Além disso, ao ser combinada com tecnologias, como Process Mining, contribui para a produção de resultados que apoiam a estratégia de negócio.

Perguntas frequentes

O que é gestão de processos?

Gestão de processos é a prática contínua de identificar, modelar, executar, monitorar e melhorar os processos de negócio de uma organização. O objetivo é que o trabalho siga um padrão conhecido, alinhado à estratégia, e que os desvios apareçam a tempo de serem corrigidos.

Qual a diferença entre gestão de processos e gestão por processos?

Gestão de processos é cuidar de cada processo: mapear, medir e melhorar. Gestão por processos é organizar a empresa inteira em torno dos fluxos de ponta a ponta, e não dos departamentos, com donos de processo e indicadores que atravessam as áreas. A primeira é o caminho natural para chegar à segunda.

Como começar a gestão de processos em uma empresa?

Comece por uma área com dor conhecida e levante como o trabalho acontece hoje, antes de desenhar como deveria ser. Com o retrato em mãos, escolha poucos indicadores, corrija o que não exige tecnologia e só depois pense em automação de processos. Tentar mapear a empresa inteira de uma vez é um erro comum.

Quanto tempo leva para implantar a gestão de processos?

O primeiro ciclo em uma área, do levantamento às primeiras melhorias, costuma levar de semanas a poucos meses, dependendo do método de levantamento e do tamanho do escopo. Como rotina, a gestão de processos não termina: os processos são revisados continuamente, em ciclos de melhoria.

Dá para fazer gestão de processos com IA?

Sim. A IA ajuda em três pontos: reconstruir o fluxo real a partir dos dados dos sistemas, com Process Mining; entrevistar as pessoas e consolidar os relatos quando o trabalho não deixa rastro em sistema; e monitorar desvios em tempo real. Ela não substitui a decisão sobre o que mudar, que continua sendo da gestão.

Como IA e Process Mining melhoram a gestão de processos?

Juntas, IA e Process Mining tornam a gestão de processos uma atividade chave que aponta erros, reduz retrabalhos para a equipe, aumenta a produtividade e reduz custos. Essa combinação potencializa a eliminação de desperdícios proposta pelo Lean Manufacturing, metodologia hoje usada e aprovada pelas principais companhias no mundo para a sua gestão de processos.

Focado em alcançar eficiência, reduzir desperdícios e promover melhorias contínua, o Lean tem sua origem na década de 1950 e hoje a metodologia é utilizada com a atualização das inovações tecnológicas. Ferramentas avançadas que têm os mesmos objetivos realizam esta busca com a automação de processos, a análise de dados em tempo real para a tomada de decisões mais assertivas.

É o caso da UpFlux, única empresa brasileira reconhecida no Market Guide de Process Mining do Gartner. Os reconhecimentos estão reunidos em credenciais.

Visualização da plataforma UpFlux para Gestão de Processos com IA e Process Mining

UpFlux possui soluções que auxiliam empresas a aumentarem sua eficiência operacional por meio de uma plataforma que mapeia fluxos e ajuda a gerar maior valor com a gestão de processos. A partir da Inteligência Artificial aliada ao Process Mining, UpFlux descobre, compara modelos e otimiza os fluxos das organizações, gerando insights para que esses conhecimentos se concretizem como ações de melhoria de gestão.

Agora que você já aprendeu como aprimorar a gestão de processos com IA e Process Mining, veja na prática como nossa plataforma funciona! Nossos especialistas estão prontos para apresentarem a você a UpFlux em ação: