Procure-to-Pay (P2P): como aumentar a eficiência do processo com IA

Procure-to-Pay (P2P) é o processo que vai da necessidade de compra até o pagamento ao fornecedor: requisição, cotação, pedido, recebimento, conferência da nota e pagamento. Ele atravessa duas áreas, compras e contas a pagar, e fica registrado no ERP. Há duas pontas para melhorar, e elas pedem coisas diferentes: a do pagamento (conferência de nota, conciliação e prazo), onde costuma estar a automação, e a da compra (cotação, negociação e pedido), onde está o preço. Muitas organizações ainda enfrentam falta de visibilidade, pouco controle de fornecedores e de compliance, retrabalho e bloqueios nas duas.

Neste artigo, exploraremos o que é P2P e como funciona, bem como as melhores práticas para implementar e gerenciar um processo de compras eficiente com a ajuda da tecnologia.

O que é Procure-to-Pay (P2P)?

O P2P (Procure-to-Pay), também conhecido como Purchase-to-pay ou processo de ordem de compras é um processo empresarial que engloba todas as atividades relacionadas à aquisição de um bem ou serviço, desde a identificação da necessidade até o pagamento ao fornecedor. Trata-se de um processo crítico que pode impactar significativamente a eficiência e a rentabilidade de uma organização.

Por isso, muitas empresas adotam soluções de P2P para automatizar e otimizar esse processo.

O processo de P2P geralmente é composto por etapas que iniciam na identificação da necessidade e solicitação da compra e seguem até o pagamento definitivo aos fornecedores. Essas atividades podem ser extremamente demoradas e dispendiosas quando feitas manualmente, uma vez que passam pelas mãos de muitas pessoas e áreas diferentes – o que não indica que, por conta disso, estejam livres de erros.

É por isso que gestores de suprimentos que buscam aumentar a eficiência adotam soluções de P2P baseadas em software para otimizar o processo, reduzir erros e retrabalhos, além de melhorar o controle sobre os gastos. E uma das formas de conseguir realizar isso é aumentando o percentual de entregas no prazo, conhecido por On-Time Delivery ou OTD.

Qual a diferença entre procure-to-pay e purchase-to-pay?

São nomes diferentes para se referir ao mesmo processo. Procure-to-Pay (P2P) e Purchase-to-Pay (P2P) são dois termos frequentemente usados para descrever o processo de negócio que abrange todas as atividades relacionadas à aquisição de bens e serviços, desde a identificação da necessidade até o pagamento ao fornecedor. Embora esses termos possam parecer diferentes, na prática, eles se referem ao mesmo processo empresarial e podem ser utilizados, inclusive, como sinônimos.

Como funciona o processo de compras?

P2P (Procure-to-Pay) abrange todas as atividades relacionadas à aquisição de bens e serviços, desde a identificação da necessidade até o pagamento ao fornecedor. Ele geralmente envolve as seguintes etapas:

Processo de Procure to Pay (P2P)

1. IDENTIFICAR NECESSIDADES

Antes que uma organização possa adquirir e pagar por bens e serviços, ela deve primeiro determinar o que realmente precisa. Esta primeira etapa envolve o departamento aplicável (por exemplo, marketing, RH, vendas, etc.) identificando o que é necessário, qual fornecedor em potencial é o mais adequado e quanto custará os produtos ou serviços.

2. CRIAR REQUISIÇÃO/SOLICITAÇÃO DE COMPRA

Em seguida, o departamento deve criar uma requisição de compra, uma solicitação de compra interna que a contabilidade deve revisar. Se a contabilidade aprovar a requisição de compra, o departamento de compras enviará um documento chamado ordem de compra (PO) – a solicitação de compra oficial voltada para o exterior – ao fornecedor.

3. GERAR ORDEM DE COMPRA

Depois que o departamento cria e envia uma requisição de compra – e a contabilidade a aprova – um documento chamado ordem de compra (PO) vai para o fornecedor. Um PO é um documento enviado a um fornecedor declarando o escopo do trabalho que está sendo acordado. Tanto o comprador quanto o fornecedor devem aprovar este documento.

4. RECEBER A APROVAÇÃO DO PEDIDO DE COMPRA (PO)

Em seguida, o pedido de compra deve ser aprovado por várias partes interessadas. A primeira parte que precisa dar luz verde a uma PO é a equipe de contabilidade do comprador. Frequentemente, os pedidos de compra são rejeitados e devem ir e voltar dentro da organização até que todas as informações estejam corretas. Depois que as equipes necessárias do lado do comprador forem assinadas, o fornecedor receberá o pedido de compra e deverá concordar com ele.

O processo de aprovação de ordens de compra é uma etapa necessária, principalmente quando as empresas possuem um processo P2P manual, pois a aprovação pode detectar erros importantes. No entanto, a aprovação pode ser uma etapa complicada do processo P2P geral, pois o pedido de compra deve passar por várias mãos e pode encontrar muitos gargalos.

5. EMITIR RECIBO DE MERCADORIA

Uma vez que o comprador tenha realmente recebido as mercadorias solicitadas, ele verificará a qualidade do pedido: o fornecedor enviou o número certo de produtos? O produto em si está em boas condições? Se esse tipo de coisa estiver em ordem, o comprador emitirá um recibo de mercadoria. O recebimento de mercadorias aciona algumas ações:

1. O departamento de cadeia de suprimentos usa este documento para ajustar o estoque de acordo.

2. Uma vez gerada a entrada de mercadorias, o comprador pode prosseguir com a aprovação da fatura do fornecedor (etapa 6).

3. RECEBER E REVISAR A FATURA DO FORNECEDOR

Depois que os serviços ou mercadorias solicitados forem concluídos ou recebidos, o fornecedor enviará uma fatura, que é diferente de um pedido de compra e um recebimento de mercadorias. Esta fatura vai para a equipe de contas a pagar, que precisará revisá-la para garantir que as informações estejam alinhadas com alguns dos documentos anteriores gerados ao longo do processo de aquisição para pagamento, ou seja, o pedido de compra e o recebimento de mercadorias.

Essa comparação dos três documentos – o pedido, o recebimento de mercadorias e a fatura – é conhecida como conciliação tripla.

7. APROVAR A FATURA DO FORNECEDOR

Se tudo for verificado após a correspondência de três vias, a fatura poderá ser oficialmente aprovada.

8. PAGAR OS FORNECEDORES

Por fim, a equipe de contas a pagar do comprador inserirá a fatura do fornecedor no sistema de contabilidade da organização – um processo que, quando feito manualmente, é demorado e pode estar repleto de erros caros. Embora as organizações modernas dependam de software para ajudar a automatizar o processo, algumas empresas ainda usam a abordagem manual do passado, que exige que a fatura de cada fornecedor seja digitada no sistema de contabilidade, passe pelas pessoas apropriadas para aprovação e, eventualmente, seja paga.

Os maiores desafios da gestão de P2P

A gestão de Procure to Pay é comumente uma tarefa complexa e desafiadora para as empresas, envolvendo diversos aspectos que precisam ser gerenciados adequadamente para garantir a eficiência do processo e a satisfação de ambas as partes (empresa-fornecedor). Alguns dos principais desafios enfrentados na gestão de P2P incluem:

1. Falta de visibilidade do processo: Um grande volume de pedidos para diferentes fornecedores pode gerar confusão e falta de visibilidade de compras que estão fora do padrão. Isso pode dificultar a identificação de gargalos e a tomada de decisões informadas.
2. Compras com atividades de retrabalho e bloqueios: As várias etapas do processo de requisição e aquisição, quando realizadas manualmente, são extremamente demoradas e ineficientes para identificar compras com gargalos, além de causar retrabalho para a sua equipe. Essas compras que exigem retrabalho e bloqueios podem atrasar o processo de P2P e afetar negativamente a eficiência do processo.
3. Falta de controle de entrega de fornecedores: O controle de entrega de fornecedores pode ser um desafio, especialmente quando há muitos fornecedores envolvidos. A falta de controle dos fornecedores pode levar a atrasos na entrega de bens ou serviços, o que afeta negativamente o processo produtivo da sua empresa. Além disso, também podem ocorrer erros na fatura, uma vez que os fornecedores podem cobrar por itens que não foram entregues ou cobrar a mais por itens que foram entregues em atraso.
4. Problemas no compliance e alçada: Compras acima de um determinado valor geralmente exigem a aprovação de pessoas específicas na empresa e o processo precisa passar por vários departamentos e aprovadores, podendo gerar erros, falha de comunicação, documentos incompletos e até o bloqueio do processo Nesse sentido, a gestão de alçada e compliance precisam garantir que as compras estejam em conformidade com as políticas e regulamentos da empresa, mas a dificuldade do controle dos parâmetros podem levar a compras que não estão em conformidade com as políticas e regulamentos da empresa, gerar atrasos no processo de P2P e afetar negativamente a eficiência de todo o processo, fazendo com que contas fiquem presas internamente por vários dias.
5. Falta de conformidade com as políticas: A falta de conformidade regulatória pode levar a erros e atrasos no processo de P2P. Isso pode ocorrer quando há falhas de comunicação, falta de aprovações e atalhos que acabam violando os padrões de conformidade e atrasando o recebimento de bens ou serviços vitais.

Dicas e boas práticas para a gestão de P2P

Para garantir a eficiência do processo e reduzir custos no seu processo de compras, é importante adotar algumas boas práticas. Abaixo, listamos algumas dicas úteis para a gestão de P2P:

• Planejamento financeiro: a definição de um orçamento e transparência entre todos os departamentos é muito importante, além de planejar as compras e pagamentos com antecedência para evitar problemas financeiros, como multas e juros.
• Organização: manter registros precisos e atualizados das compras e pagamentos é fundamental para garantir que as contas sejam pagas a tempo, mitigando retrabalhos causados por potenciais falhas humanas.
• Priorização: priorize as compras de acordo com a relevância e o prazo de entrega para garantir que as compras mais importantes sejam realizadas primeiro.
• Comunicação: mantenha uma boa comunicação tanto com os fornecedores quanto com os clientes internos (demais departamentos que solicitam as compras) para que seja possível negociar margens de desconto e flexibilização dos prazos de entrega. Para isso, é essencial que tenha uma visão 360º de quem são seus fornecedores, além das etapas exatas pelas quais seu processo passa.
• Controle de alçada e compliance: estabeleça políticas claras de controle de alçada e compliance, comuniquem essas políticas efetivamente para todos os envolvidos no processo de P2P, implementem um sistema de gerenciamento de compras que ofereça controle de alçada e compliance e realizem treinamentos regulares para garantir que todos os envolvidos no processo de P2P estejam cientes das políticas e regulamentos da empresa e possam tomar decisões informadas e efetivas.
• Métricas e indicadores de desempenho: Estabelecer isso permitirá uma análise mais precisa do processo de P2P e possibilitará a identificação de áreas que precisam de melhorias.
• Automação: use softwares de automação para melhorar a eficiência, eliminar falhas humanas e ter uma operação rastreável e que permita a clareza dos processos.
• Análise: Realize uma análise regular do processo de P2P para identificar problemas a serem corrigidos e oportunidades de melhoria.

Leia também:

• Contas a pagar: O guia definitivo para otimiza-lo
• Order to cash: veja como alavancar sua eficiência operacional
• Contas a Receber: Como fazer para otimizar este processo?

Benefícios da automação para o processo de compras

1. Redução de erros: A automação reduz erros que são causados pela ação humana no processo de P2P, como erros de digitação ou cálculo – fatores que levam a atrasos no pagamento e problemas de reconciliação de contas.
2. Maior eficiência: A automação acelera o processo de P2P, eliminando a necessidade de tarefas manuais repetitivas, como entrada de dados e aprovação manual de pagamentos.
3. Melhoria da visibilidade: A automação fornece uma visão mais clara e em tempo real do processo de P2P, permitindo que os gerentes monitorem o processo e identifiquem possíveis gargalos ou problemas.
4. Redução de custos: A automação reduz os custos do processo de P2P, eliminando a necessidade de tarefas manuais repetitivas e reduzindo a necessidade de pessoal para gerenciar o processo.
5. Melhoria da conformidade: A automação ajuda a garantir a conformidade com as políticas e regulamentos da empresa, eliminando a possibilidade de erros humanos e garantindo que as políticas sejam aplicadas de forma consistente.
6. Aumento da segurança: A automação pode ajudar a aumentar a segurança do processo de P2P, ao reduzir a possibilidade de fraude e garantindo que as informações financeiras sejam mantidas em um ambiente seguro.
7. Melhoria da experiência com fornecedores: A automação ajuda na sua relação com os fornecedores porque permite que você tenha uma visão clara do padrão de qualidade e de prazo de entrega de cada fornecedor, fazendo com que você tenha em mãos dados valiosos que poderão influenciar em negociação de preços e condições de pagamento.

Como integrar meus sistemas ERP em P2P?

O P2P já roda no ERP: é nele que requisição, pedido, recebimento e nota ficam registrados, seja o TOTVS Protheus, o Datasul ou o SAP. Por isso a pergunta útil não é como integrar o ERP ao P2P, e sim o que cada camada cobre. São três, e elas convivem:

Camada	O que faz no P2P	O que fica de fora
ERP	Registra requisição, pedido, recebimento, nota e pagamento, com alçada e aprovação	Não negocia: o pedido sai com o preço que alguém digitou
Plataforma de compras (e-procurement)	Organiza fluxo, catálogo, rede de fornecedores e evento de cotação	O pedido de baixo valor emitido sem cotação e a recompra do item recorrente
Time digital	Assume a fila de pedidos dentro do ERP: cota, negocia e emite o pedido dentro da alçada	A decisão fora da alçada, que volta para o comprador

Para enxergar o processo real antes de mexer em qualquer camada, o caminho é ler os eventos que o ERP já grava. O process mining reconstrói o caminho de cada pedido, da solicitação ao pagamento, e mostra lead time, retrabalho e aprovação parada sem ninguém preencher planilha.

Leia também:

• Mapeamento de processos: como fazer de forma automática
• Análise de processos: o que é, como fazer e melhores ferramentas
• Melhoria contínua de processos: Como colocar em prática?

Como IA e Process Mining ajudam a otimizar o processo de P2P?

A gestão de P2P (Procure-to-Pay) pode ser uma tarefa complexa para as empresas, e é nesse cenário que Inteligência Artificial (IA) e Process Mining ajudam: leem os eventos que os sistemas já gravam e mostram o P2P de ponta a ponta, e a partir daí apontam onde agir no processo de compras:

• Com Inteligência Artificial e Process Mining, é possível identificar compras fora do padrão, atrasos e desperdícios financeiros que podem estar ocorrendo no processo de P2P. Isso permite que a empresa tome ações corretivas imediatas, reduzindo perdas e otimizando os resultados.
• Outra vantagem é a identificação de oportunidades de desconto em antecipações, que podem ser facilmente despercebidas se não houver um controle efetivo do processo. Com a tecnologia, é possível identificar essas oportunidades e garantir que a empresa esteja aproveitando todas as vantagens financeiras possíveis.
• Além disso, IA e Process Mining também ajudam a entender o perfil do fornecedor, avaliando o lead time, qualidade e taxa de entrega no prazo. Com essa informação, a empresa pode escolher os fornecedores mais adequados para cada necessidade e garantir que o processo de P2P esteja sempre otimizado.
• Outro benefício é a redução do tempo de lead time na aquisição de bens e serviços. Com a utilização de IA e Process Mining, a empresa pode encurtar o prazo que leva para adquirir o que precisa, desde a pesquisa de fornecedores até a entrega do produto ou serviço adquirido.
• A tecnologia também contribui para reduzir falhas e retrabalhos que impactam na produtividade das equipes. Através da identificação dessas falhas, é possível tomar ações corretivas e garantir que o processo de P2P esteja sempre otimizado e funcionando de forma eficiente.
• Outra vantagem é o aumento da taxa de pagamentos realizados no prazo. É possível alertar proativamente o vencimento de faturas para evitar multas, juros e atrasos, garantindo que a empresa esteja sempre em dia com seus compromissos financeiros.
• O aumento da economia na compra de materiais também é algo a se destacar. Quando o saving (economia) nas negociações é aumentado, a empresa consegue reduzir seus custos e otimizar seu orçamento, o que pode trazer benefícios financeiros significativos a curto e longo prazo.
• Além disso, IA e Process Mining permite controlar as regras de compliance e alçada de forma automatizada, garantindo que a empresa esteja sempre em conformidade com as políticas internas e as regulamentações externas.
• Por fim, IA e Process Mining ajuda a melhorar o controle do fluxo de caixa, permitindo que a empresa acompanhe de perto seus gastos e receitas e tome ações corretivas imediatas quando necessário. Com isso, a empresa pode garantir uma gestão financeira eficiente e otimizada, tomando ações de alocação de recursos naquilo que de fato trará mais lucro para os stakeholders.

IA e Process Mining para processo de compras

A tecnologia de IA e Process Mining descobre o processo de Procure to Pay a partir de dados existentes no sistema de gestão utilizado pela empresa, mapeando desde a identificação de necessidades e requisição de compra até o recebimento da entrega. Além de mapear o processo, a tecnologia simplifica o monitoramento da performance do processo para identificar todo problema que puder ocorrer no meio do caminho.

IA e Process mining se divide em 3 etapas:

• Descoberta do problema: Com a visão 360º dos processos da sua empresa, você descobre onde estão as raízes dos gargalos que estão fazendo seu processo empacar e seu negócio perder dinheiro.
• Monitoramento de conformidade: Através da criação de um modelo de processo padrão, você pode comparar processos reais e identificar automaticamente e em tempo real erros operacionais, para que possa agir antes de se tornarem problemas maiores.
• Melhoria contínua: Você vai poder ter clareza dos dados, transformá-los em insights e insights em soluções efetivas para promover a melhoria contínua do processo.

Onde a UpFlux entra no P2P

A UpFlux não vende uma plataforma de P2P nem uma licença de software: vende capacidade de execução na ponta da compra. Um time digital de compras, agentes de IA comandados por especialistas enxutos, assume a fila de pedidos dentro do ERP que a empresa já usa e trabalha pedido a pedido: cota, negocia contra o menor preço que a própria empresa já pagou pelo mesmo item e emite o pedido dentro da alçada do comprador. O caso que sai da alçada volta para a pessoa, e o resultado é medido em reais, item a item.

O alvo é justamente o que a plataforma de compras não alcança: o tail spend, o pedido de baixo valor que nunca abre cotação e a recompra do item recorrente. Numa multinacional industrial, R$ 22 milhões processados na cauda, onde ninguém negociava, devolveram R$ 1,6 milhão ao caixa sem nenhuma contratação nova (resultados).

Para ir mais fundo:

• Agente Negociador: como a negociação acontece dentro do Protheus, do Datasul ou do SAP, com trilha de auditoria por decisão.
• BPO de compras com time digital: a operação de compras inteira, com o custo que encolhe a cada ciclo.
• Robô comprador ou agente de IA: o que cada um automatiza em compras.

Você é responsável pelo processo de Procure to Pay e se identificou com os desafios apresentados? Agende uma reunião com nossos especialistas e tenha uma demonstração exclusiva da nossa solução:

Perguntas frequentes

O que é procure-to-pay (P2P)?

Procure-to-pay é o processo que vai da necessidade de compra até o pagamento ao fornecedor: requisição, cotação, pedido, recebimento, conferência da nota e pagamento. Também é chamado de purchase-to-pay. Atravessa compras e contas a pagar, e fica registrado no ERP da empresa.

Qual a diferença entre procure-to-pay e source-to-pay?

O source-to-pay (S2P) começa antes: inclui a estratégia de categoria, o sourcing e o contrato com o fornecedor. O procure-to-pay começa quando a necessidade de compra aparece e termina no pagamento. Na prática, o S2P decide com quem e em que condições comprar; o P2P executa cada compra.

Quais são as etapas do procure-to-pay?

Identificar a necessidade, criar a requisição, gerar o pedido de compra, aprovar o pedido, receber a mercadoria ou o serviço, receber e conferir a nota do fornecedor, aprovar a nota e pagar. A conferência entre pedido, recebimento e nota é a conciliação tripla.

Onde o P2P deixa dinheiro na mesa?

No pedido de baixo valor emitido sem cotação e na recompra do mesmo item a um preço maior do que a empresa já pagou. Nenhum dos dois aparece como erro no ERP, porque o pedido sai aprovado. É a cauda de compras, também chamada de tail spend, curva C ou compras indiretas, e é sobre ela que o Agente Negociador atua.

Plataforma de P2P, robô comprador e time digital são a mesma coisa?

Não. A plataforma organiza o fluxo, o catálogo e o evento de cotação. O robô comprador segue regra escrita antes e opera sobre o pedido que já ia abrir cotação. O time digital assume a fila inteira dentro do ERP, inclusive o pedido que nunca abre cotação, com especialistas tratando a exceção e o resultado medido em reais. As três camadas convivem, e a comparação detalhada está em robô comprador ou agente de IA.